Secrétariat de Pôle H/F

Le Centre Hospitalier de Valenciennes recrute un(e) Secrétaire de Pôle rattaché au Pôle de Gériatrie.

ATTRIBUTION DOMINANTE DU POSTE :

 Secrétariat en binôme avec une secrétaire à mi-temps

o Tâches de secrétariat

 Réception, traitement, orientation et filtrage des appels téléphoniques

 Traitement et gestion des mails

 Courriers rédactions diverses, mise en forme (Pack Office), traitement, diffusion

 Réservations salles de réunion, matériel informatique, véhicules

 Participation au trinôme de Pôle

 Gestion des agendas de l’encadrement

 Gestion intranet du Pôle (autorisation accès, calendrier, protocole polaire…)

 Centralisation documentaire du Pôle (Plan blanc, suivi PC…)

 Présentation PPT

 Organisation des réunions (invitation, installation salle/matériels, CR…)

 Organisation des Bureaux de Pôle et Conseils de Pôle

 Notes d’information

 Ordre de mission

 Mise à jour annuaire téléphonique

 Archivage bureautique, classement

o Autres tâches :

 Support administratif : inspections ARS, évaluations internes / externes, plaintes, mise à jour plan blanc / plan bleu…

 Suivi des Appels à Projets (Conventions, Suivi du projet…)

 Commande Ebuy (reprographie, lyreco, ordonnance, tampon…)

 Commande des repas et tableau de suivi

 Gestion des commandes Iphone / Abonnement (relation Orange)

 Accompagnement et encadrement des stagiaires administratifs

 Veille documentaire (publication d’appels à projets…)

 Formation Continue

o Elaboration du Plan Prévisionnel de Formation

o Information (diffusion par mail auprès des Cadres et des Médecins du Pôle)

o Inscriptions et suivi des formations :

 Institutionnelles / extra-hospitalières / intra-hospitalières / polaires

o Suivi budgétaire

 Mise à jour du budget formation,

 Programmation de formations complémentaires

 Règlement des factures (prestataires / frais de remboursement à l’agent)

o Clôture en lien avec la DRH

 Respect du calendrier de Clôture du CHV

 Vérification des paiements / états de frais de déplacement

 Mise à jour des dossiers dans GESFORM

o Statistiques

 Historique formation agent

 Historique de service

 Bilan formation rapport d’activité (Médecins coordonnateurs, IDE qualité)

 Communication

 Gestion intranet du CHV

 Mise à jour de documents de communication (affiche, plaquettes, Diaporama …)

 Relation avec la communication du CHV

 Travailler sur la mise en valeur de nos structures (site internet, documentation, communication événementielle, attractivité, journée portes ouvertes…)