ADJOINT ADMINISTRATIF STERILISATION H/F

Description des fonctions 

Accueil : (GP)

 Assure l’accueil physique des délégués commerciaux

Les marchés publics de la stérilisation : (AAL)

 Effectue les changements de prix dans la GEF pour les marchés publics pluriannuels

 Gérer les demandes de prix (PHA et Pôle 3)

Gestion Comptable et Statistiques : (AAL)

 Sollicite des devis auprès des fournisseurs

 Crée les produits sur GEF

 Assure la commande et réceptionne les produits

 Assure le suivi sur Hospitalis

 Effectue le contrôle des colis : validation du contenu, quantité et qualité des produits

 Enregistre les sorties de stocks et les imputent sur les services consommateurs sur le logiciel GEF

 Liquide les factures et les transmet à la DAF pour mandatement

 Gère les contentieux : traçabilité

 Déclare les charges à payer en clôture d’exercice

 Régularise les charges à payer N-1 à fin juin N+1 maximum

 Inventorie les consommables de la stérilisation, une fois par an, en double comptage (Traçabilité)

 Gère la traçabilité des stocks : inventaires

Qualité :

 Enregistre les non conformités des fournisseurs et participe à l’évaluation des fournisseurs (AAL)

Gestion des commandes de matériel chirurgical : (AAL)

 Recherche les références de matériel pour établir une commande et sollicite des devis auprès des fournisseurs

 Prépare les colis

 Assure des relations avec les fournisseurs

 Assure des relations avec le bloc opératoire

 Commande et réceptionne l’instrumentation chirurgicale et le matériel d’ostéosynthése, transmet les informations suffisantes aux équipes pour la bonne orientation

Accueil : (GP)

 Assure L’accueil des visiteurs, des transporteurs et des agents du CHV

 Gère les appels téléphoniques et fax de la stérilisation

Gestion Comptable et Statistiques : (AAL)

 Assure la liaison avec les fournisseurs des ancillaires de prêt (casse, usure)

Mois Pair

Saisie, distribution et archivage : (GP)

 Tape et envoie les courriers aux services de soins et aux interlocuteurs externes

 Dispatche le courrier

 Rédige les comptes rendus des réunions (tribune)

 Archive les documents relatifs à la production de la stérilisation (marchés, fiches ATNC, cycles autoclaves, bons de livraisons Optim, cycles laveurs, test de soudeuses)

 Gère le parapheur du chef de service (les cycles laveurs, cycles autoclaves, test soudeuses) et assure le classement

 Classe les comptes–rendus des prélèvements environnementaux, les comptes rendus de la maintenance des équipements

Mois Impair

Gestion Comptable et Statistiques : (GP)

 Gère les consommables de la stérilisation pour le secteur administratif et la production

 Gère le suivi de l’activité de production du service de stérilisation via le logiciel OPTIM (statistiques mensuelles) et gère le suivi des compositions informatique avec l’ensemble de l’équipe

 Etablit le tableau mensuel des unités d’œuvres et sa facturation pour les services de soins du CHV (OPTIM + Excel) et les établissements extérieurs

Qualité :

 Renseigne les données des non-conformités réception, périmés au conditionnement, reliquats, prélèvements bactério…pour alimenter les indicateurs qualité (AAL)

 Archive les documents relatifs à la qualité (normes, qualifications des autoclaves et laveurs), veille réglementaire, compte rendu Hygiène, documents de traçabilité de stérilisation (GP)